Membuat “Surat Perkenalan” Sebagai Pengantar “Prospecting
Kesulitan terbesar dalam memprospek seseorang adalah propek yang harus anda telephone atau kontak padahal anda belum mengenalnya. Dalam dunia sales atau penjualan hal ini disebut “Cold Call”. Salah satu teknik untuk mempermudah rencana anda memprospek dan membuat janji dengan mereka adalah dengan membuat Surat Pengantar dahulu sebelumnya. Surat ini dapat berupa hardcopy atau berupa email. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat pengantar/surat perkenalan adalah sbb:
1. Sebelum menulis surat perkenalan anda harus melakukan survey yang cukup mengenai perusahaan maupun individu yang anda akan prospek. Data personalnya cukup penting untuk anda ketahui, misalnya jabatan dan kredibilitasnya, supaya anda bisa menentukan siapa dalam perusahaan anda yang berkompeten untuk menulis surat tersebut juga bila diperlukan untuk mendampingi anda dalam pertemuan yang pertama.
2.Bagian dari surat terdiri dari pembuka, isi dan kesimpulan. Pembuka dapat berupa headline surat anda maupun moto dari perusahaan. Tampilkan citra perusahaan yang positif dan mengundang perhatian. Pada bagian isi anda bisa menampilkan benefit dari produk produk anda dan yang paling penting benefit mana yang dapat memberikan solusi buat pelanggan anda ( didukung oleh hasil survey yang telah anda lakukan ). Pada poin ini penting untuk menjaga agar calon pelanggan anda tidak bosan oleh karena itu susunlah segala kelebihan perusahaan/produk maupun jasa anda dengan simpel dan teratur. Anda harus pintar mengolahnya menjadi menarik untuk dipelajari lebih lanjut (dalam pertemuan dengan anda) tapi jangan sampai membuat mereka menjadi skeptis karena apa yang anda tuliskan terlalu berlebihan. Bagian terakhir adalah penutup, dimana pada bagian ini anda dapat menyampaikan bahwa anda akan menelphone mereka untuk membuat janji pertemuan.
3. Dalam penulisan surat gunakan kata kata yang dapat mengundang emosi/perasaan positif dari dari pembaca, misalnya: garansi, gratis, mudah, aman, service tambahan dsb. Juga anda harus fokus kepada pelanggan anda, sehingga lebih banyak gunakan kata “anda dan kita” dari pada “saya atau kami”. Konsisten, jelas dan simpel supaya menunjukkan anda patut dihargai sebagai seseorang yang profesional.
Diharapkan dengan surat pengantar yang baik akan mempermudah anda mendapatkan “Cold Call Prospect”.
saat ini saya sebagai funding salah satu bank. saya ingin membuat surat perkenalan/penawaran produk, namun ada kekhawatiran surat saya tidak diterima dengan baik oleh atasan saya maupun customer. Dapatkah saya diberikan beberapa contoh surat2 dimaksud ? terimakasih
June 25th, 2008 at 10:32 pmSelamat pagi
langsung aja. saya mau minta contoh surat perkenalan perusahaan.
karena saya baru mendirikan perusahaan baru yang bergerak dibidang percetakan dan desain grafis.
atas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terimakasih
salam sukses
wasudin
September 15th, 2008 at 3:03 amPak wasudin, maaf saya belum bisa bantu untuk membuat perkenalan yang khusus untuk bidang Bapak karena keterbatasan waktu saya. Saya ada yang general kalau Bapak mau. Kalau hal lain yang bisa saya bantu secara langsung silahkan kirim pertanyaan saja secara langsung Pak.
October 8th, 2008 at 1:03 pmYohanes
dengan hormat,
December 16th, 2008 at 3:00 pmsaya mau tanya bagaimana membuat surat perkenalan kepada perusahaan/usaha lain, dan tolong diberikan contoh surat perkenalan tersebut, dimana kami bergerak dibidang gift, souvenir dan juga promosi masih dalam sekala kecil mudah mudahan setelah mendapatkan contoh surat perkenalan dari bapak usaha kami bisa maju. sebelumnya terima kasih.
Terima kasih atas saran yang diberikan dalam cara pembuatan surat penawaran product. andai saja ada contoh dari surat penawaran yang disarankan, saya sangat berterima kasih atas pencerahannya. semoga saya dapat membaca contoh dari surat penarawaran secepatnya via e-mail saya. terima kasih.
Hormat saya,
January 5th, 2009 at 5:31 amAeky S.B. Hermanto